Fono dokumentoj estas esenca komponanto de la moderna oficejo. Ke ili ofte plenigadis korespondado institucioj kaj entreprenoj ajna formo de posedo.
Valoro kaj precipe
Fono dokumentoj ĉefe ludas apogan la mediar rolon rilate al aliaj valorpaperoj de la dungitaro politiko. Ili ne estas devigaj kaj ne enhavi instrukciojn, sed nur provizi informojn pri la aktuala stato de aferoj en la entrepreno, laŭ datumoj kiuj estas la bazo por decidado kaj administraciaj ordonojn. Fono dokumentoj havas la karakterizan funkcion de kiuj estas ilia fokuso sur la kontrolsistemo de la malsupro supren, kio estas, de unu el ordinaraj lerteco en la kapo de la fako, de la kapo al la vicdirektoro aŭ rekte al la Ĝenerala Direktoro. Sed estas esceptoj, ekzemple, korespondado (oficiala letero, telegramo, retpoŝto, ktp) estas uzata por la evoluo de komunikado inter oficistoj kun egalaj laboron respondecoj.
Klasifiko laŭ speco
Fono paperoj havas multajn variojn, ili inkludas: Helpo kaj memoranda, raportoj, komunikaĵoj kaj recenzoj, klarigan notoj kaj leteroj, telegramoj kaj telefono mesaĝojn. Ilia celo povas esti tiel internaj kiel eksteraj. Do:
• Helpo dokumentaro inkludas paperojn kiuj individua karaktero, kiuj estas elsenditaj de la speciala serĉvorto kaj influas nur unu oficisto;
• raportado kaj referenco intervaloj difinita per la aparta ricevanto kaj la ĉeesto de iu tipa formoj, periodeco povas esti trimonata, jara, ĉiusemajne;
• analizaj outputted pri ununura (unu-tempo) kaj periodajn (regula) petas solidigita karaktero servas por komunigi kolekti informon.
unuiĝo de dokumentoj
La komponado, strukturo kaj proceduroj por prilaborado laborfluo informo decidita estas individue por ĉiu planto en la regularoj dungitaro politiko. Sed estas deviga por alporti ĉiuj dokumentoj ĝis certa unuformeco en komponado kaj formo. Unuiĝo de dokumentoj - estas establi optimuman unuformeco de la formato, metita kaj ripari detaloj. Normigita negoco dokumentoj estas kreitaj laŭ la samaj normoj kaj reguloj, enhavantaj ĉiujn necesajn informojn por fari decidojn. Fono dokumentoj ne estas escepto kaj estas ankaŭ submetitaj al normigo. Direktante unuiĝo necesas por simpligi kaj plibonigi la kvaliton de la dokumentoj, la raciigo de la serĉo procezo, la preparado kaj ekzekuto, tajpado de formoj, reduktante la kompleksecon de prilaborado kaj produktado de altnivelaj metodoj, tiel kiel redukti la uzita listo. Gvidado sur la organizo kaj kontrolo de unuiĝo rezervita por la gepatrorganizo de la kunordigo kaj administrado de la DRK kaj OKTEI.