Kiuj estas la devoj de la sekretario

Por klare difini la oficialajn devojn de la sekretario, necesas scii, kiu parolas. Ja tiu pozicio povas vidi en pluraj manieroj. Konata, ekzemple, estas la sekretario-referenco kiel oficejo, la Ĝenerala Sekretario kiel la estro de la organizo, la Sekretario de ŝtato kiel funkciulo, sekretario kiel diplomatia, sekretario de estro kiel oficisto kaj aliaj opcioj. Plej ofte, raportante al ĉi tiu posteno, ili signifas oficiston, kiu plenumas taskojn (instrukciojn) kiel la direktoro de la entrepreno, same kiel individuajn administrantojn de ĝiaj strukturaj unuoj. Rezultas, ke la oficejoj de la sekretario en ĉi tiu kazo reduktiĝas por plenumi unuopajn ordojn por solvi organizajn kaj teknikajn aferojn.

Kion la sekretario devas scii kaj fari

La sekretario devas plenumi la jenajn funkciojn ĉiutage:

1. Ricevi informojn de subuloj por transdono al la kontrolisto.
2. Organizu telefonan komunikadon. En lia foresto, prenu informojn kaj poste alportu ĝin al la atento de la direktoro.
3. Akceptu kaj konservu registrojn pri telefonaj mesaĝoj.
4. Krei kondiĉojn por la normala laboro de la kapo: kontroli la bezonon de oficejoj kaj oficejaj teamoj.
5. Helpu en la organizado de produktado-kunvenoj kaj kunvenoj. Alportu al la partoprenantoj la daton, lokon kaj tempon de la evento. Kolekti la necesajn materialojn, certigi la ĉeeston de tiuj ĉeestantaj kaj konservi la minutojn de la kunveno.
6. Realigi oficejon en la entrepreno. Por fari tion, la sekretario devas ricevi, sistematigi venontajn respondecojn kaj antaŭenigi ĝin al la administrado. Tiam surbaze de la postulita vizato transferi dokumentojn al ekzekutistoj sub listo. La devoj de la sekretario inkludas kontrolon de la progreso, tempigo kaj rezultoj de lia ekzekuto.
7. Faru laboron pri presado kaj duobligado de dokumentoj.
8. Organizu la ricevon de vizitantoj al la estro de la kompanio kaj, se eble, kreu kondiĉojn por pruvo de problemoj.

Por plenumi ĉi tiujn ŝajnajn simplajn oficialajn devojn de sekretario, la oficisto devus scii:

• La tuta komponado de la administrado de la entrepreno kaj ĝiaj strukturaj subdividoj;
• La letero, personaro kaj strukturo de la entrepreno, ĝia profilo, evoluado-perspektivoj kaj specialeco;
• Regularaj dokumentoj por taŭga konduto de registradministrado;
• Reguloj por uzado de rimedoj de oficejoj kaj komunikadoj;
• Reguloj de BTW, OT, fajro-sekureco kaj industria sanitareco;
• Reguloj pri organizado de laboro en la laborejo;
• Normativaj kaj juraj aktoj, ordonoj, rezolucioj, ordoj pri planado, kontado kaj kvalito-administrado de verkoj faritaj.

Specificidad de la oficisto

Se ĝi estas demando pri pli specifa, mallarĝa specialeco, tiam la situacio estas iom malsama. Prenu, ekzemple, la devoj de la Sekretario Clerk. En la titolo de la posteno, la aspekto de la laboro farita estas klare difinita. Kutime ĉe ĉiu entrepreno ekzistas jam oficiala instrukcio, en kiu indikas la instrukcioj de la specialisto en registrado. Se ne ekzistas tiaj instrukcioj, tiam pli bone estas krei ĝin. Por fari ĉi tion, uzu la kvalifika gvidilo, kiu havas proksimajn specimenojn. Post ĉi tio, la norma versio devas esti finita por la specifa organizo, konsiderante la specifajn kaj internajn funkciojn. Ĝenerale, la devoj de la sekretario-oficisto devas klare esti sekvitaj al tri ĉefaj areoj:

1. Labori kun korespondado. Ricevo, prilaborante ĝin en moderna maniero kaj oportuna sendo.
2. Propra bontenado de interna dokumentado.
3. Aliĝado, strikta kontado kaj transdono de dokumentoj al la arkivo por gardado.

Trajtoj de la laboro de la referenco

En iuj entreprenoj, tia afiŝo estas enkondukita, kiu inkluzivas ampleksan gamon de respondecoj: de la "helpo-tablo" al la "asistanto-direktoro". Tia spertulo devas havi ampleksan gamon de scio kaj bona komando pri la situacio. La oficialaj taskoj de la sekretario de la raportisto iomete plilongiĝis rilate al la kreskanta aŭtoritato. Ĝenerale, ĉi tio estas la kutima laboro de la sekretario, sed la vorto "referenco" faras iujn aldonojn al la norma listo. En aparta, la sekretario-recenzisto povas sendepende ricevi vizitantojn pri iuj aferoj. Posedante certan informon, li povas fari siajn proprajn decidojn. Krome, la referenco realigas respondecajn taskojn de la kapo pri la ekonomiaj agadoj de la organizo (entrepreno). Kelkfoje la sekretario-referento respondecas pri la bontenado de dungitaro-registradministrado. Ĉi tio fariĝas nur kiam la tuta kvanto da laboro permesas al vi plenumi aldonajn devojn.